São sete funções arquivísticas:
produção, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e a
difusão.
Produção: É onde o
documento é criado ou recebido. Devem ser seguidas as normas de produção de
documentos que representam as atividades executadas pela instituição criadora
da documentação.
No caso dos documentos digitais, a produção é uma etapa um
pouco mais complexa, pois os documentos em meio digital são produzidos em
grande escala tornando mais difícil a criação de normas de produção.
Avaliação: É onde
é feita a análise dos documentos para que sejam criados os prazos de guarda que
mais se adequam a instituição criadora da massa documental.
Os documentos digitais, assim como os documentos físicos,
passariam pelo mesmo processo de avaliação, não sendo necessário um novo método
para realizar esta atividade.
Aquisição: É o recebimento do documento em qualquer uma das três fases
documentais. Tem como objetivo analisar se estão dentro dos padrões de
autenticidade e contém corretamente as atividades desempenhadas pela
instituição.
Antes de mais nada devem ser estabelecidos os padrões a
serem seguidos nos modelos de Documentos Digitais, para que então seja feita a
aquisição em meio digital da documentação.
Conservação: A conservação é o processo pelo qual o documento passa para
que sua integridade física seja mantida fazendo com que as informações não
sejam perdidas ao logo do tempo.
Nos documentos digitais a conservação é mais simples, uma
vez que não há problemas com fatores de degradação como fungos, umidade,
temperatura. Porém vale ressaltar que nos meios digitais é necessário um
sistema confiável e à prova de vírus ou outros programas que venham a danificar
o modificar a documentação original.
Classificação: É a forma com que os documentos serão organizados. Sua
classificação é feita a partir de um Plano de Classificação que atenda as
atividades realizadas pela instituição.
Nos documentos digitais a classificação também é
fundamental para facilitar o acesso aos documentos caso seja necessário.
Descrição: Tem como
objetivo atender da melhor forma as necessidades da instituição criadora da
documentação e do usuário. A indexação, é fundamental para facilitar a
localização da informação.
Tanto para os documentos físicos, quantos para os
documentos digitais, é necessário a descrição para ajudar no processo de busca
de informação dentro do acervo.
Difusão: É através da
difusão que o usuário entra em contato direto com o arquivo. O processo de
promover o acesso à informação é o que caracteriza essa etapa.
Os documentos digitais são mais fáceis quando o assunto é
difusão, pois por estarem em suporte digital, e muitas vezes disponíveis pela
internet, facilitam para que o usuário não precise deslocar-se fisicamente em
busca da informação que deseja.
Marina Oliveira
Matrícula: 11/0036735
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