Atividade Individual: Institucionalizando o MCEByte

Sob o prisma das sete funções arquivísticas de Rousseau e Couture (1998: 265) “produção, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão”.¹

Produção- Etapa onde é feita a criação do documento ou o seu recebimento. Deve-se observar a forma e os padrões (segurança e autenticidade/ veracidade) da produção do documento nas atividades desenvolvidas pela instituição.

Avaliação- Os documentos digitais serão devidamente avaliados (Comissão de avaliação) e serão estabelecidos os seus prazos de guarda ou eliminação. 

Aquisição- É a forma como os documentos digitais entraram em contato com as atividades da instituição. Ele será incluído por meio da fase corrente e cumprirá o ciclo documental sendo relacionado com os fundos. Deve-se atentar para a sua inclusão nas atividades de funções desenvolvidas pela instituição. 

Conservação- As formas de conservação (Preservação, Conservação e Restauração) serão usadas para que o documento acompanhe e mantenha a sua integridade arquivística e que não se torne inacessível, por conta da perda da informação. Deve-se manter sempre atenção quanto à obsolescência dos suportes do documento.

Classificação- Será a forma como os documentos serão reagrupados (organizados e ordenados). Eles serão classificados seguindo os padrões do plano de Classificação empregado em documentos de outro suporte da instituição.

Descrição- Irão ser seguidos os manuais de descrição (NOBRADE) e as normas vigentes para toda a instituição.  Serão observados vários aspectos como os vocabulários, termos, e a indexação. Isto irá contribuir para localização e uso dos documentos.

Difusão- A relação dos usuários com a informação e o acesso será prezada nesta etapa. A forma como a informação será difundida e primordial. Deve-se atentar para quem é destinada a informação (documento) e o uso de manuais é uma das ferramentas que deverão ser usadas.