As setes funções arquivísticas circunscritas na gestão
documental são:
Produção: Elaboração
do documento que define normas, conteúdo, modelos, formato e trâmite. O
arquivista exerce o papel de conselheiro, consultor ou produtor do documento
através elaboração de manuais de produção.
Avaliação: Prática arquivística em que se valida a documentação e sua
destinação, pondo valor primário e/ou secundário apontando a tabela de
temporalidade utilizada pela organização.
Aquisição: Alude ao arquivamento corrente, procedimentos de transferência
e recolhimento de acervo. Competindo ao arquivista situar regras e
procedimentos para que a atividade não comprometa o documento e sua série.
Conservação/
Preservação: Métodos estabelecidos
para a manutenção da integridade física dos documentos ao longo do tempo.
Classificação: Orienta a organização lógica dos documentos, para elaborar
um plano de classificação que abranja as atividades, funções e tarefas da
instituição.
Descrição: Criação e utilização de índices e vocabulários controlados
para descrever fielmente o documento.
Difusão: Atividade arquivística que torna acessível os documentos,
manuais de gestão, plano de classificação, tabelas de temporalidade e a promoção
de treinamento para o uso adequado do acervo.
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