Mudança de
suporte. Série Documental MCEbyte: Digitalização.
Folhas de Ponto:
As folhas de ponto por serem preenchidas
pelos funcionários e tramitadas por diversos setores gastam muito tempo para
chegarem aos seus destinos, onde já devem estar devidamente preenchidas,
impressas e assinadas pelos chefes dos setores. Era preciso que os funcionários
se deslocassem de seus ambientes de trabalho para que as folhas de ponto fossem
levadas para o setor Financeiro e posteriormente tivessem a liberação dos
pagamentos. Por fim, era preciso arquivar esta documentação no setor de
Recursos Humanos. Por todo o processo de circulação destes documentos nos
variados departamentos da MCEbyte, foi tomada a decisão de passar as folhas de
ponto para o meio digital e serem ordenadas neste mesmo suporte.
O intuito é trazer mais agilidade com
a tramitação, assim como tornar mais prática a produção das folhas de ponto, que
serão produzidas pelos funcionários, enviadas para seus supervisores e, a
partir de suas assinaturas digitais, enviadas para os demais setores. De
início os custos com a digitalização e o uso da assinatura digital, que também serão
usadas para outros fins, poderão parecer altas, mas a empresa ganhará
com a economia de tempo, papel e deslocação de funcionários.
Como pedido pela monitora, levaremos a atividade sob o ponto de vista do Arquivo Permanente.
ResponderExcluirA digitalização da folha de ponto pode auxiliar na consulta de usuários internos ou externos em potencial da documentação.
Levando em consideração uma situação hipotética em que o Arquivo não fique no mesmo prédio de outras áreas da instituição, e esta precisa acessar este documento, o fato dele estar digitalizado vai facilitar o acesso e acelerar o atendimento a este usuário. E também se aplica aos usuários externos.
Além de acelerar a consulta e a disponibilidade do documento a quem necessitar do acesso. A digitalização vai também ajudar na preservação do documento, uma vez que o manuseio do mesmo será menos frequente já que o ser humano é um dos principais agentes de degradação do documento.
Comparando a nossa crítica com o texto da Belloto e Duranti podemos dizer que a análise do suporte feito pela última (já que o que nos importa é a análise num suporte digital) é de suma importância, já que ela demonstra como uma informação se comporta dentro de um contexto arquivistico.
Além disso, o software escolhido determina a disposição, a proveniência, procedimentos, processos, usos, modos de transmissão e autenticiade.