Documentos Fotográficos

O grupo primeiramente pensou em utilizar a tipologia e a diplomática em fotos de nossos acervos pessoais e históricos.

Tentaremos mostrar na oficina como a foto pode se comportar, suas propriedades e descrições para poder pertencer a um contexto arquivístico.

Achamos dois textos sobre documentos imagéticos no Blog-Mãe do professor que poderemos usar em nossas pesquisas e oficina.

Comparação de autoras (Belloto e Duranti)

Pode-se analisar que as duas autoras, concordam na importância da análise diplomática para se melhor avaliar e classificar a documentação, elas se complementam.

Enquanto Belloto faz uma análise num suporte físico frisando elementos internos, Duranti se atenta também nos elementos externos e em suportes digitais.

http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/texto_pdf_17_Como%20fazer%20analise%20diplomatica%20e%20analise%20tipologica.pdf

(Texto da Belloto, pg. 39)

http://www.4shared.com/file/245832529/60ba8130/Duranti-Cap5.html

(Texto da Duranti)

Fixando o Conteúdo: Atividade Individual

O que garante a autenticidade dos documentos em microfilmados, inicialmente é a legislação que garante que este suporte tem as condições de manter autenticas as informações nele contida, de forma que ela preserve o seu conteúdo original e que a sua migração tenha ocorrida conforme os padrões, por meio de audições, observação da forma e por quem o processo será feito. Além de observar os pontos de que de haver uma ficha com os registros do processo, não deve haver danos no documento.

Fixando o Conteúdo -Atividade Individual

Partindo dos princípios abordados no texto da Duranti Capítulo 1, pode ser analisado o fato de que para que um documento de arquivo seja autêntico é preciso que seus elementos externos, ou seja, os elementos que caracterizam aquele documento como de arquivo, sejam preservados.

Por essa razão o microfilme só poderá ser utilizado caso o documento a ser microfilmado tenha a fiscalização de pessoas previamente escolhidas para desempenhar a função de determinar a autenticidade em todo o processo de mudança de suporte que aquela documentação irá ser submetida. Do contrário torna-se difícil descobrir possíveis fraudes e violação na integridade das informações contidas no documento. Portanto, a microfilmagem não tira o valor documental, porém precisa de cuidado ao ser transferido de papel para microfilme, para que problemas futuros sejam evitados e para que o acervo a ser preservado contenha informações verídicas.

Marina Oliveira

11/0036735

Fixando o conteúdo

Mudança de suporte. Série Documental MCEbyte: Digitalização.

  

Folhas de Ponto:

As folhas de ponto por serem preenchidas pelos funcionários e tramitadas por diversos setores gastam muito tempo para chegarem aos seus destinos, onde já devem estar devidamente preenchidas, impressas e assinadas pelos chefes dos setores. Era preciso que os funcionários se deslocassem de seus ambientes de trabalho para que as folhas de ponto fossem levadas para o setor Financeiro e posteriormente tivessem a liberação dos pagamentos. Por fim, era preciso arquivar esta documentação no setor de Recursos Humanos. Por todo o processo de circulação destes documentos nos variados departamentos da MCEbyte, foi tomada a decisão de passar as folhas de ponto para o meio digital e serem ordenadas neste mesmo suporte.

            O intuito é trazer mais agilidade com a tramitação, assim como tornar mais prática a produção das folhas de ponto, que serão produzidas pelos funcionários, enviadas para seus supervisores e, a partir de suas assinaturas digitais, enviadas para os demais setores. De início os custos com a digitalização e o uso da assinatura digital, que também serão usadas para outros fins, poderão parecer altas, mas a empresa ganhará com a economia de tempo, papel e deslocação de funcionários.  

Institucionalizando o MCEByte - Atividade individual - Gabriel

As setes funções arquivísticas circunscritas na gestão documental são:

Produção:  Elaboração do documento que define normas, conteúdo, modelos, formato e trâmite. O arquivista exerce o papel de conselheiro, consultor ou produtor do documento através elaboração de manuais de produção.

Avaliação: Prática arquivística em que se valida a documentação e sua destinação, pondo valor primário e/ou secundário apontando a tabela de temporalidade utilizada pela organização.

Aquisição: Alude ao arquivamento corrente, procedimentos de transferência e recolhimento de acervo. Competindo ao arquivista situar regras e procedimentos para que a atividade não comprometa o documento e sua série.

Conservação/ Preservação: Métodos estabelecidos para a manutenção da integridade física dos documentos ao longo do tempo.

Classificação: Orienta a organização lógica dos documentos, para elaborar um plano de classificação que abranja as atividades, funções e tarefas da instituição.

Descrição: Criação e utilização de índices e vocabulários controlados para descrever fielmente o documento.

Difusão: Atividade arquivística que torna acessível os documentos, manuais de gestão, plano de classificação, tabelas de temporalidade e a promoção de treinamento para o uso adequado do acervo.

Institucionalizando o MCEByte

São sete funções arquivísticas: produção, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e a difusão.

Produção: É onde o documento é criado ou recebido. Devem ser seguidas as normas de produção de documentos que representam as atividades executadas pela instituição criadora da documentação.  

No caso dos documentos digitais, a produção é uma etapa um pouco mais complexa, pois os documentos em meio digital são produzidos em grande escala tornando mais difícil a criação de normas de produção.

Avaliação: É onde é feita a análise dos documentos para que sejam criados os prazos de guarda que mais se adequam a instituição criadora da massa documental.

Os documentos digitais, assim como os documentos físicos, passariam pelo mesmo processo de avaliação, não sendo necessário um novo método para realizar esta atividade.

Aquisição: É o recebimento do documento em qualquer uma das três fases documentais. Tem como objetivo analisar se estão dentro dos padrões de autenticidade e contém corretamente as atividades desempenhadas pela instituição.

Antes de mais nada devem ser estabelecidos os padrões a serem seguidos nos modelos de Documentos Digitais, para que então seja feita a aquisição em meio digital da documentação.

Conservação: A conservação é o processo pelo qual o documento passa para que sua integridade física seja mantida fazendo com que as informações não sejam perdidas ao logo do tempo.

Nos documentos digitais a conservação é mais simples, uma vez que não há problemas com fatores de degradação como fungos, umidade, temperatura. Porém vale ressaltar que nos meios digitais é necessário um sistema confiável e à prova de vírus ou outros programas que venham a danificar o modificar a documentação original.  

Classificação: É a forma com que os documentos serão organizados. Sua classificação é feita a partir de um Plano de Classificação que atenda as atividades realizadas pela instituição.

Nos documentos digitais a classificação também é fundamental para facilitar o acesso aos documentos caso seja necessário.

Descrição: Tem como objetivo atender da melhor forma as necessidades da instituição criadora da documentação e do usuário. A indexação, é fundamental para facilitar a localização da informação.

Tanto para os documentos físicos, quantos para os documentos digitais, é necessário a descrição para ajudar no processo de busca de informação dentro do acervo.

Difusão: É através da difusão que o usuário entra em contato direto com o arquivo. O processo de promover o acesso à informação é o que caracteriza essa etapa.

Os documentos digitais são mais fáceis quando o assunto é difusão, pois por estarem em suporte digital, e muitas vezes disponíveis pela internet, facilitam para que o usuário não precise deslocar-se fisicamente em busca da informação que deseja.

Marina Oliveira 

Matrícula: 11/0036735

Atividade Individual: Institucionalizando o MCEByte

Sob o prisma das sete funções arquivísticas de Rousseau e Couture (1998: 265) “produção, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão”.¹

Produção- Etapa onde é feita a criação do documento ou o seu recebimento. Deve-se observar a forma e os padrões (segurança e autenticidade/ veracidade) da produção do documento nas atividades desenvolvidas pela instituição.

Avaliação- Os documentos digitais serão devidamente avaliados (Comissão de avaliação) e serão estabelecidos os seus prazos de guarda ou eliminação. 

Aquisição- É a forma como os documentos digitais entraram em contato com as atividades da instituição. Ele será incluído por meio da fase corrente e cumprirá o ciclo documental sendo relacionado com os fundos. Deve-se atentar para a sua inclusão nas atividades de funções desenvolvidas pela instituição. 

Conservação- As formas de conservação (Preservação, Conservação e Restauração) serão usadas para que o documento acompanhe e mantenha a sua integridade arquivística e que não se torne inacessível, por conta da perda da informação. Deve-se manter sempre atenção quanto à obsolescência dos suportes do documento.

Classificação- Será a forma como os documentos serão reagrupados (organizados e ordenados). Eles serão classificados seguindo os padrões do plano de Classificação empregado em documentos de outro suporte da instituição.

Descrição- Irão ser seguidos os manuais de descrição (NOBRADE) e as normas vigentes para toda a instituição.  Serão observados vários aspectos como os vocabulários, termos, e a indexação. Isto irá contribuir para localização e uso dos documentos.

Difusão- A relação dos usuários com a informação e o acesso será prezada nesta etapa. A forma como a informação será difundida e primordial. Deve-se atentar para quem é destinada a informação (documento) e o uso de manuais é uma das ferramentas que deverão ser usadas.